ในวันพุธที่ 11 สิงหาคม 2564 ที่ผ่านมา ประเทศไทยได้เป็นเจ้าภาพในการจัด “การประชุมคณะกรรมาธิการร่วมระดับสูงไทย – ญี่ปุ่น ครั้งที่ 5 (HLJC5)” โดยมีกระทรวงและหน่วยงานที่เกี่ยวข้องจากทั้งประเทศไทยและประเทศญี่ปุ่นเข้าร่วม ซึ่งมีวัตถุประสงค์เพื่อหารือเชิงนโยบายในการกำหนดทิศทางความร่วมมือทางเศรษฐกิจระหว่างไทยกับญี่ปุ่น ตามปกติการจัดงานที่ผ่านมานั้น ผู้เข้าร่วมจะเดินทางไปยังประเทศเจ้าภาพเพื่อร่วมประชุม แต่เนื่องจากสถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อโควิด-19 ทำให้การจัดงานในครั้งนี้ ต้องเปลี่ยนรูปแบบเป็นการจัดงานผ่านระบบประชุมทางไกล (ออนไลน์) ครั้งแรก

ในครั้งนี้ ฯพณฯ นายดอน ปรมัตถ์วินัย รองนายกรัฐมนตรีและรัฐมนตรีว่าการกระทรวงการต่างประเทศและ ฯพณฯ นายโมเตกิ โทชิมิสึ รัฐมนตรีว่าการกระทรวงการต่างประเทศ (ประเทศญี่ปุ่น) เป็นประธานร่วมการประชุม โดยมีรัฐมนตรีด้านเศรษฐกิจของทั้งสองฝ่ายเข้าร่วมด้วย ได้แก่ ฯพณฯ นายศักดิ์สยาม ชิดชอบ รัฐมนตรีว่าการกระทรวงการคมนาคม ฯพณฯ นายอเนก เหล่าธรรมทัศน์ รัฐมนตรีว่าการกระทรวงอุดมศึกษา วิทยาศาสตร์และการวิจัยนวัตกรรม ฯพณฯ นายธีระยุทธ วานิชชัง ผู้ช่วยรัฐมนตรีว่าการกระทรวงอุตสาหกรรม ฯพณฯ นายเนวินธุ์ ช่อชัยทิพฐ์ ผู้ช่วยรัฐมนตรีว่าการกระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม ฯพณฯ นายคุมาดะ ฮิโรมิจิ รัฐมนตรีช่วยว่าการกระทรวงกิจการภายในและการสื่อสารญี่ปุ่น ฯพณฯ นายนากาซากะ ยาซูมาสะ รัฐมนตรีช่วยว่าการกระทรวงเศรษฐกิจ การค้า และอุตสาหกรรมญี่ปุ่น ฯพณฯ นายวาตานาเบะ ทาเคยูกิ รัฐมนตรีช่วยว่าการกระทรวงที่ดิน โครงสร้างพื้นฐาน การขนส่งและการท่องเที่ยวญี่ปุ่น และผู้แทนระดับสูงจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกว่า 30 ท่าน

บริษัท mediator ได้รับโอกาสให้เป็นผู้ดำเนินการจัดงานในครั้งนี้ ซึ่งแม้จะเป็นการจัดงานที่ใหญ่ระดับชาติในรูปแบบออนไลน์เป็นครั้งแรก แต่ด้วยการเตรียมงานและวางแผนงานอย่างมืออาชีพ ทำให้งานในครั้งนี้ประสบความสำเร็จเป็นอย่างดี วันนี้เราจะมาเล่าให้ฟังถึงวิธีการทำงานของ mediator ว่ามีการเตรียมงานกันอย่างไรบ้าง

การเตรียมงานอย่างรัดกุม และการฝึกซ้อมคือหัวใจสำคัญ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

การจัดงาน “การประชุมคณะกรรมาธิการร่วมระดับสูงไทย – ญี่ปุ่น” ได้ถูกจัดขึ้นเป็นครั้งแรกในปี ค.ศ. 2012 และสำหรับการประชุมครั้งที่ 5 นี้ ได้มีการลงนามความตกลงด้านความร่วมมือทางเศรษฐกิจระหว่างหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง จำนวน 4 ฉบับ ได้แก่

ฉบับที่ 1 บันทึกความร่วมมือ (MOC) ด้านไปรษณีย์
ฉบับที่ 2 บันทึกความร่วมมือในสาขาการดูแลสุขภาพ
ฉบับที่ 3 บันทึกความเข้าใจเกี่ยวกับความร่วมมือการวิจัยและพัฒนาเทคโนโลยี
ฉบับที่ 4 บันทึกความร่วมมือเกี่ยวกับความร่วมมือโครงการ Lean IoT Plant Management and Execution (LIPE)

นอกจากนี้ ยังมีการประชุมหารือถึงประเด็นความร่วมมือทางเศรษฐกิจที่หลากหลาย มุ่งเน้นการเสริมสร้างความร่วมมือทางเศรษฐกิจเชิงยุทธศาสตร์ระหว่างญี่ปุ่นและไทยหลังสถานการณ์โควิด-19 จบลง

บทบาทและหน้าที่ของพวกเรา คือ ผู้อยู่เบื้องหลังเพื่อเตรียมความพร้อมและนำพาการประชุมให้บรรลุผลสำเร็จตามที่มุ่งหวังไว้ ไม่ว่าจะเป็นการจัดลำดับพิธีการประชุม จัดเรียงตำแหน่งของผู้เข้าร่วมงาน รวมถึงการจัดทำเอกสารเพื่ออธิบาย Flow ของการประชุมทั้งหมด นอกจากนี้ ตลอด 5 วันของสัปดาห์ก่อนการจัดงาน เราได้นัดหมายผู้เข้าร่วมงานทุกหน่วยงาน เพื่อซักซ้อมและตรวจสอบการเชื่อมต่อระบบประชุมทางไกล สัญญาณภาพและเสียง รวมถึงชี้แจงถึงขั้นตอนการเข้าร่วมประชุมอย่างละเอียด พร้อมทั้งนัดหมายเพื่อซ้อมใหญ่อีกครั้งก่อนวันจัดงานและช่วงเช้าของวันจัดงาน

จัดทำ Layout จอภาพและเรียงลำดับพิธีการแบบออนไลน์ จำนวน 44 ซีน

สิ่งสำคัญในการจัดงานประชุมใหญ่ระดับประเทศ คือ การจัดลำดับพิธีการและลำดับที่นั่งของผู้เข้าร่วมประชุมให้ถูกต้องตามพิธีการทูต หากเป็นการจัดงานแบบออฟไลน์ เราสามารถกำหนดลำดับที่นั่งและปรับเปลี่ยนหน้างานได้ไม่ยากนัก แต่สำหรับการจัดงานแบบออนไลน์นั้น ความท้าทาย คือ เราต้องจัดเตรียม Layout หน้าจอสำหรับทุกซีนและระบุตำแหน่งที่นั่งของผู้เข้าร่วมงานไว้ล่วงหน้า เพื่อเปลี่ยน Layout ให้ถูกต้องและตรงตามซีนที่กำหนดไว้ และจะไม่สามารถปรับเปลี่ยนที่หน้างานได้เหมือนการจัดงานที่ผู้ร่วมงานทุกคนมารวมตัวกันอยู่ในสถานที่เดียวกัน

การเตรียมงานตรงนี้จึงต้องอาศัยการวางแผนงานอย่างรัดกุม และมีการใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วย โดยต้องมีการใช้คอมพิวเตอร์ถึง 40 เครื่อง มาช่วยในการประมวลผลลำดับของพิธีการ และลำดับของผู้เข้าร่วมประชุม โดยลำดับของพิธีการในการประชุมครั้งนี้ มีมากถึง 44 ซีน ต้องอาศัยประสบการณ์ ความชำนาญการ และความแม่นยำเป็นอย่างมาก ในการถ่ายทอดช่วงเวลาประวัติศาสตร์ครั้งนี้ออกมาได้อย่างสมบูรณ์แบบ และมีความผิดพลาดน้อยที่สุด

ด้วยประสบการณ์ที่มีของ mediator คงไม่สามารถทำให้งานนี้สำเร็จลงได้ พาร์ตเนอร์สำคัญของเราคือ PM Center ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการสตูดิโอที่มีส่วนช่วยทำให้การจัดการทั้งภาพและเสียงในวันงาน ดำเนินไปได้อย่างไม่มีที่ติ การได้ร่วมงานและได้แลกเปลี่ยนความรู้กับผู้เชี่ยวชาญทางด้านนี้โดยตรง ถือเป็นประสบการณ์ล้ำค่า ที่พวกเราจะจดจำและนำมาปรับใช้ในอนาคตต่อไป

“การจัดการประชุมออนไลน์ในครั้งนี้ เราเตรียมการเสมือนว่าเรากำลังทำรายการโทรทัศน์แบบถ่ายทอดสด เราจัดหาคอมพิวเตอร์ 1 เครื่องต่อผู้เข้าร่วมประชุม 1 ท่าน (รวมเครื่องสำรองแล้วเป็นจำนวน 40 เครื่อง) เพื่อให้สามารถควบคุมคิวของแต่ละท่านได้อย่างอิสระ และเราแก้ปัญหาเสียงสะท้อนด้วยอุปกรณ์ควบคุมเสียง audio interface และปรับแต่งกันจนวินาทีสุดท้าย” อ้อ-พิมพกานต์ Director | Senior Project Manager ผู้รับผิดชอบโครงการ

จุดแข็งของ mediator คือ การปรับตัวเพื่อพร้อมรับมือในทุกสถานการณ์

ตามกำหนดการเดิมนั้น การประชุมที่มีความสำคัญเช่นนี้ จะต้องถูกจัดขึ้นที่ห้องประชุมที่ใช้ต้อนรับผู้นำระดับประเทศ แต่เนื่องจากสถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อโควิด-19 ทำให้การจัดงาน “การประชุมคณะกรรมาธิการร่วมระดับสูงไทย – ญี่ปุ่น ครั้งที่ 5 (HLJC5)” ถูกปรับเปลี่ยนให้อยู่ในรูปแบบออนไลน์เต็มรูปแบบ

“แม้จะมีการปรับเปลี่ยนรูปแบบการจัดงานเป็นออนไลน์ครั้งแรก แต่การทำงานตั้งแต่ในช่วงการเตรียมการ การซักซ้อม จนมาถึงในวันงานจริง ที่ทางทีมงานได้เข้าไปดูแลหน้างานอย่างใกล้ชิด สิ่งเหล่านี้ทำให้สัมผัสได้ถึงความสามารถในการปรับตัวของทีมงาน และความพร้อมต่อการรับมือกับทุกสถานการณ์ได้เป็นอย่างดี ความกังวลมีแน่นอน ปัญหาและการเปลี่ยนแปลงที่หน้างานก็เกิดขึ้นตามที่คาดการณ์ไว้ แต่สุดท้ายงานก็ได้จบลงไปด้วยดี และยังได้รับคำชื่นชมจากผู้ที่เกี่ยวข้องหลายท่านอีกด้วย สำหรับประสบการณ์ใหม่ในครั้งนี้ ถือเป็นสมบัติอันล้ำค่าที่จะคงอยู่ในความทรงจำของ mediator ตลอดไป พวกเราจะนำเอาประสบการณ์ที่ได้รับไปใช้เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อประเทศชาติในอนาคตอย่างแน่นอน !” อ้อ-พิมพกานต์ Director | Senior Project Manager ผู้รับผิดชอบโครงการ

日タイ双方の関係省庁が参加し、両国の経済分野における協力の推進に向けた意見交換を行う「日タイ・ハイレベル合同委員会（HLJC）」が2021年8月11日（水）に行われました。これまではどちらかの国で開催されていましたが、５回目となる今回は新型コロナウイルスの影響により初めてのオンライン形式に。日タイ共催として茂木外務大臣、ドーン・タイ王国副首相兼外務大臣が共同議長を務め、日本側からは、熊田総務副大臣、長坂経済産業副大臣、渡辺国土交通副大臣、タイ側からはアネ－ク高等教育・科学・研究イノベーション大臣、サクサヤーム運輸大臣など30名近くの方々が列席し、mediator は本委員会の運営事務局を担当しました。どのように当日を迎え、いかに成功へ導いたのか。mediator の運営ノウハウを含め、その裏側をご紹介します。

各関係省庁と綿密な打ち合わせとリハーサルで成功へ

2012年に初めて開催され、５回目を迎えた「日タイ・ハイレベル合同委員会（HLJC）」。今回は、郵便分野・保健（ヘルスケア）分野・技術研究開発・LIPE（Lean IoT Plant management and Execution）に関わる４つの覚書を締結。また、ポスト・コロナへ向けた日タイ間の戦略的な経済連携の強化を見据え、幅広い経済協力上の課題について協議が行われました。

mediator の役割は、裏方として会談を成功へ導くこと。どのような流れで行うのか、参列者の方々の並び順、画像データといった使用する資料など事前に確認・手配する作業は山ほどあります。開催日１週間前には５日間を設けて各関係者の通信状況や音声・映像を確認し、前日・当日の朝に参列者の方々と共にリハーサルを実施するなど綿密な打ち合わせを行いました。

全44シーン！ 参列者の並びを考慮した画面設定

特にオンライン会談ならではと感じたのは、 参列者の方々の並び順の調整です。オフラインでは、お名前を呼び上げる順番や席に座る順番を直接的に確認する作業になりますが、オンラインでは事前に固定枠を設け、各シーンごとに画面を切り替え、関連人物を決まった位置に登場させなければいけません。また、会談の流れと合わせて切り替えを行うために、秒単位での作業が求められるなど細かな準備が求められます。ここが、もっとも苦心したポイントでもありました。

「これまでmediatorでもオンラインセミナーや商談会といった運営を多数行ってきましたが、画面構成を含めた今回のような厳格な形式は初めて。そのため、専門技術を要する映像・音響担当のイベンターが不可欠だったのですが、人脈によりノウハウ・実績ともにバンコク随一の企業と協力できたことは成功に繋がる一つの鍵でしたね。固定枠を設けるために参列者一人につき１台のパソコン（予備も含めて40台）が必要という条件もクリアし、音響機材なども含めて直前まで内容を詰めていきました」（本プロジェクト責任者・オー）

mediator の強みは対応力と柔軟性

本来は首相官邸で開催するような大変重要な会合ですが、新型コロナウイルスの影響でオンライン開催となった今回の「日タイ・ハイレベル合同委員会（HLJC5）」。本プロジェクトの責任者・オーは、運営を通じてmediator の強みを改めて実感したのだそう。

「事前の準備期間や現場のサポートに入ってくれたスタッフも含めて、mediator の強みは対応力と柔軟性だと改めて感じることができました。すべてが終わるまで心配は尽きませんでしたが、終了後は関係者の方々にお褒めの言葉を頂きました。今回の新たな経験はmediator の大きな財産として残っていくものだと思いますし、この経験を次の現場にも生かしていきたいと思います！」（本プロジェクト責任者・オー）