Blog 日タイ外務省共催「第５回日タイ・ハイレベル合同委員会（HLJC5）」のオンライン運営をサポート！

日タイ双方の関係省庁が参加し、両国の経済分野における協力の推進に向けた意見交換を行う「日タイ・ハイレベル合同委員会（HLJC）」が2021年8月11日（水）に行われました。これまではどちらかの国で開催されていましたが、５回目となる今回は新型コロナウイルスの影響により初めてのオンライン形式に。日タイ共催として茂木外務大臣、ドーン・タイ王国副首相兼外務大臣が共同議長を務め、日本側からは、熊田総務副大臣、長坂経済産業副大臣、渡辺国土交通副大臣、タイ側からはアネ－ク高等教育・科学・研究イノベーション大臣、サクサヤーム運輸大臣など30名近くの方々が列席し、mediator は本委員会の運営事務局を担当しました。どのように当日を迎え、いかに成功へ導いたのか。mediator の運営ノウハウを含め、その裏側をご紹介します。

各関係省庁と綿密な打ち合わせとリハーサルで成功へ

2012年に初めて開催され、５回目を迎えた「日タイ・ハイレベル合同委員会（HLJC）」。今回は、郵便分野・保健（ヘルスケア）分野・技術研究開発・LIPE（Lean IoT Plant management and Execution）に関わる４つの覚書を締結。また、ポスト・コロナへ向けた日タイ間の戦略的な経済連携の強化を見据え、幅広い経済協力上の課題について協議が行われました。

mediator の役割は、裏方として会談を成功へ導くこと。どのような流れで行うのか、参列者の方々の並び順、画像データといった使用する資料など事前に確認・手配する作業は山ほどあります。開催日１週間前には５日間を設けて各関係者の通信状況や音声・映像を確認し、前日・当日の朝に参列者の方々と共にリハーサルを実施するなど綿密な打ち合わせを行いました。

全44シーン！ 参列者の並びを考慮した画面設定

特にオンライン会談ならではと感じたのは、 参列者の方々の並び順の調整です。オフラインでは、お名前を呼び上げる順番や席に座る順番を直接的に確認する作業になりますが、オンラインでは事前に固定枠を設け、各シーンごとに画面を切り替え、関連人物を決まった位置に登場させなければいけません。また、会談の流れと合わせて切り替えを行うために、秒単位での作業が求められるなど細かな準備が求められます。ここが、もっとも苦心したポイントでもありました。

「これまでmediatorでもオンラインセミナーや商談会といった運営を多数行ってきましたが、画面構成を含めた今回のような厳格な形式は初めて。そのため、専門技術を要する映像・音響担当のイベンターが不可欠だったのですが、人脈によりノウハウ・実績ともにバンコク随一の企業と協力できたことは成功に繋がる一つの鍵でしたね。固定枠を設けるために参列者一人につき１台のパソコン（予備も含めて40台）が必要という条件もクリアし、音響機材なども含めて直前まで内容を詰めていきました」（本プロジェクト責任者・オー）

mediator の強みは対応力と柔軟性

本来は首相官邸で開催するような大変重要な会合ですが、新型コロナウイルスの影響でオンライン開催となった今回の「日タイ・ハイレベル合同委員会（HLJC5）」。本プロジェクトの責任者・オーは、運営を通じてmediator の強みを改めて実感したのだそう。

「事前の準備期間や現場のサポートに入ってくれたスタッフも含めて、mediator の強みは対応力と柔軟性だと改めて感じることができました。すべてが終わるまで心配は尽きませんでしたが、終了後は関係者の方々にお褒めの言葉を頂きました。今回の新たな経験はmediator の大きな財産として残っていくものだと思いますし、この経験を次の現場にも生かしていきたいと思います！」（本プロジェクト責任者・オー）