ตลอดระยะเวลา 2 ปีที่ผ่านมา วิกฤติการณ์โรคระบาดได้ส่งผลกระทบต่อคนทั้งโลก ไม่เฉพาะรูปแบบการใช้ชีวิตเท่านั้น แม้แต่ในด้านธุรกิจและการทำงาน ทั้งบริษัท องค์กร และคนทำงานทั่วโลก ต่างยังต้องปรับตัวให้สอดคล้องกับสถานการณ์ใหม่เช่นเดียวกัน ดังนั้น “Toppan” บริษัทสัญชาติญี่ปุ่นเก่าแก่และมีชื่อเสียงมายาวนานกว่า 100 ปี จะมาแนะนำแนวคิดในการออกแบบพื้นที่ทำงานแห่งโลกอนาคตโดยใช้ IoA (Internet of Abilities) เพื่อเตรียมพร้อมรับมือกับวิถีการทำงานรูปแบบใหม่ที่ไม่ใช่แค่ในยุค New Normal แต่เป็นวิถีการทำงานแห่งอนาคตในยุค ‘Next Normal’ ที่กำลังจะเกิดขึ้นในไม่ช้า

ทำความรู้จัก ‘Toppan’ บริษัทด้านการพิมพ์ การสื่อสาร และเทคโนโลยีชั้นนำอันดับต้นๆ ของโลก

Toppan Inc. เป็นบริษัทสัญชาติญี่ปุ่นที่ก่อตั้งขึ้นในปี พ.ศ. 2443 ในฐานะบริษัทการพิมพ์แบบร่วมทุน โดยใช้เทคโนโลยีการพิมพ์ที่ล้ำสมัยอย่าง ‘Elheto’ ซึ่งในยุคนั้น Toppan ถือได้ว่าเป็นบริษัทชั้นนำในอุตสาหกรรมการพิมพ์ของญี่ปุ่นเลยทีเดียว จากนั้น Toppan ได้ขยายธุรกิจไปยังสหรัฐอเมริกา ยุโรป เอเชีย จนมาในปี พ.ศ. 2562 ได้ขยายธุรกิจมาสู่ประเทศไทยในชื่อ Toppan (Thailand) Co., Ltd. ซึ่งมุ่งเน้นการพัฒนาธุรกิจใหม่ ตั้งแต่การออกแบบพื้นที่เพื่อการสื่อสาร (Space Communication) จดหมายเหตุดิจิทัลและการส่งเสริมการท่องเที่ยว (Digital Archive & Tourism Inbound) ตลอดจนการสื่อสารการตลาด (Marketing Communications) โดยปัจจุบัน Toppan กำลังมุ่งขยายธุรกิจเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้บริโภค โดยเฉพาะการออกแบบพื้นที่เพื่อการสื่อสารที่มุ่งเน้นการสร้างคุณค่า โดยรวมเอา ICT หรือ Information and Communications Technology และ IoT หรือ Internet of things เข้ามาอยู่ในการออกแบบพื้นที่ ด้วยการบริการแบบ One-stop Service ที่นำเสนอบริการด้านการวิจัยการตลาด การสร้างการวางแผน การออกแบบภายใน การพัฒนาผลิตภัณฑ์ การติดตั้ง ตลอดจนการก่อสร้างอย่างครบวงจร

The Great Reset : การปรับตัวสู่โลกการทำงานเวอร์ชั่นใหม่ ที่ไม่มีอะไรเหมือนเดิม

ผลจากการแพร่ระบาดของ Covid-19 ทำให้บริษัทเอกชนทั่วไปหรือแม้แต่องค์กรภาครัฐเอง ต่างก็ต้องปรับรูปแบบการทำงานใหม่เพื่อให้กระบวนการทำงานยังคงดำเนินต่อได้อย่างราบรื่นและเกิดผลกระทบน้อยที่สุด จากเดิมที่การเดินทางไปทำงานที่ออฟฟิศถือเป็นเรื่องปกติ แต่โลกการทำงานหลังจากนี้จะมีการปรับใช้นวัตกรรมดิจิทัล (Digital Innovation) กันมากขึ้น เพื่อลดข้อจำกัดทางกายภาพที่เกิดขึ้นจากสภาวะบีบบังคับในการทำงานที่ออฟฟิศ และเพื่อตอบสนองความต้องการด้านการสื่อสารในการทำงาน ให้สอดคล้องกับ New Normal โดยเฉพาะการ Work from Home ที่อาจไม่เอื้ออำนวยต่อการสร้างนวัตกรรมในองค์กร โดยองค์กรจะต้องมีการเตรียมความพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่เน้นความคล่องตัว ยืดหยุ่น ลดการทำงานที่เป็นขั้นตอนลง ลดงานด้านเอกสารเพื่อให้ปรับตัวตามสถานการณ์ได้อย่างรวดเร็ว และเน้นเรื่องการสื่อสารกันในทีมให้มากขึ้น ดังนั้น สิ่งที่เราอาจจะได้เห็นอย่างชัดเจนในยุค Post Covid-19 คือ การออกแบบฟังก์ชันพื้นที่การทำงานและโครงสร้างพื้นฐาน ให้พร้อมรองรับรูปแบบการทำงานที่หลากหลายได้จากทุกที่ ทุกเวลา และทุกสถานการณ์ เพื่อสร้างบรรยากาศการทำงานในลักษณะ ‘Agile’ ให้มากขึ้น

เพราะ “Workplace” ไม่ใช่แค่ “Office” เราจะเปลี่ยนแปลงพื้นที่การทำงานในอนาคตอย่างไรให้สอดคล้องกับความต้องการของคนทำงานในปัจจุบัน?

นิยามของออฟฟิศแต่เดิม คือ สถานที่ทำงานที่มีการแบ่งพื้นที่เป็นสัดส่วนตามแผนก โดยมีพนักงานนั่งทำงานตามโต๊ะประจำของตน และมีพื้นที่ส่วนกลางบางส่วนที่ใช้ร่วมกัน แต่ “Office” หลังยุค Post Covid-19 นี้ จะฉีกกฎภาพของออฟฟิศแบบเดิมๆ และแทนที่ด้วย “Workplace” ซึ่งเป็นแนวคิดใหม่ของรูปแบบการทำงานที่ไม่จำกัดนิยามอยู่แค่ออฟฟิศหรือสำนักงาน ทว่าเป็นพื้นที่การทำงานสุดสร้างสรรค์ โดยการนำเอาเทคโนโลยีเข้ามาช่วยเพิ่มความสะดวกสบายและความคล่องตัว รวมไปถึงการออกแบบที่คำนึงถึงการใช้งานที่ตอบโจทย์พฤติกรรมของคนภายในองค์กรภายใต้ 3 เงื่อนไขสำคัญ ได้แก่ การออกแบบสร้างพื้นที่และสิ่งแวดล้อม การใช้เครื่องมือทางดิจิทัล และการสื่อสารที่มีความไหลลื่นผ่านการนำเทคโนโลยีดิจิทัล มาประยุกต์ใช้กับการทำงาน ไปจนถึงการแบ่งปันพื้นที่ในการทำงาน มีพื้นที่ส่วนกลางให้ใช้ร่วมกันด้วยแนวคิดออฟฟิศแบบเปิด (Co-Working Shared Office) ซึ่งแน่นอนว่าการเปลี่ยนแปลงนี้จะกลายเป็นบรรทัดฐานใหม่ และอาจกลายเป็นวิถีใหม่ที่ปกติสำหรับการทำงานในอนาคต ซึ่งเป็นการเปลี่ยนออฟฟิศรูปแบบเดิมๆ สู่การเป็น Smart Office

Toppan เผยสูตรสำเร็จ Workplace of Tomorrow ต้องประกอบด้วย ABW + IT/IoT + IoA

การสร้าง Workplace เพื่อรองรับการทำงานในอนาคตและไลฟ์สไตล์ใหม่ที่มีความหลากหลายจะต้องประกอบไปด้วย 3 ปัจจัย ได้แก่

1) โซลูชันด้าน ABW (Activity Based Working) หรือแนวคิดของ Toppan ในการออกแบบและจัดสภาพแวดล้อมให้เหมาะสมกับรูปแบบงานและลักษณะการทำงานที่มีความหลากหลาย โดยอิงจากกิจกรรมของพนักงาน ตลอดจนการใช้พื้นที่ร่วมกันให้เกิดประโยชน์สูงสุด เพื่อตอบสนองความต้องการและยุคสมัยที่เปลี่ยนไปท่ามกลางพื้นที่และสิ่งแวดล้อมที่ได้รับการออกแบบอย่างเหมาะสม ได้แก่ การออกแบบพื้นที่ให้มีทั้งพื้นที่ทำงานส่วนตัว พื้นที่สำหรับระดมความคิดไอเดียร่วมกัน พื้นที่สำหรับการประชุมหรือสัมมนาขนาดกลาง พื้นที่สำหรับการประชุมหรือสัมมนาขนาดใหญ่ที่รองรับคนได้จำนวนมาก พื้นที่สำหรับพนักงานเอาไว้ทำกิจกรรมผ่อนคลาย เป็นต้น ซึ่งการจัดการพื้นที่เพื่อให้เข้ากับลักษณะการทำงานของพนักงานและการมีพื้นที่ผ่อนคลายยังช่วยให้พนักงานมีความคิดสร้างสรรค์มากขึ้นและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นอีกด้วย

2) โซลูชันด้าน IT และ IoT หรือการใช้งานเครื่องมือทางดิจิทัลเพื่ออำนวยความสะดวก เช่น ระบบควบคุมอุปกรณ์และเครื่องใช้ไฟฟ้าอัจฉริยะ (Intelligent Control) เทคโนโลยีจดจำใบหน้า (Visual Management System) ระบบจองห้องประชุมอัจฉริยะ (Meeting Room Booking System) ระบบล็อคเกอร์อัจฉริยะ (Smart Locker) ระบบกระจกและฟิล์มไฟฟ้าอัจฉริยะ (Smart Glass & Film) ระบบจองพื้นที่การทำงาน (Hot Seat Booking System) เป็นต้น ซึ่งจะช่วยให้พนักงานสามารถโฟกัสกับงานได้มากขึ้น และยังสามารถนำข้อมูลจากระบบเหล่านี้ไปวิเคราะห์เพื่อหาแนวทางในการเปลี่ยนแปลงการดำเนินธุรกิจให้เหมาะสมกับธุรกิจในยุคดิจิทัลเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้

3) โซลูชันด้าน IoA (Internet of Abilities) หรือการนำเทคโนโลยีเข้ามาเชื่อมต่อในการทำงานเพื่อเพิ่มความคล่องตัว ลื่นไหล สร้างบรรยากาศในการทำงาน และลดความเครียดในพื้นที่ต่างๆ เช่น เทคโนโลยี CoeLux® ระบบแสงที่อาศัยนาโนเทคโนโลยีในการผลิตแสงเลียนแบบธรรมชาติซึ่งสามรถจำลองท้องฟ้าและแสงอาทิตย์ได้เหมือนจริงเป็นธรรมชาติ เทคโนโลยี Natural Window® จอภาพความละเอียดแบบ Ultra HD (4K) ที่ฉายภาพธรรมชาติอย่างสมจริง เทคโนโลยี Aroma Shooter® ระบบฉีดพ่นอโรม่าและสร้างกลิ่นหอมจากน้ำมันหอมระเหย เทคโนโลยี IoA Pod พื้นที่สำหรับการสื่อสารหรือประชุมทางไกลที่ให้ความรู้สึกเสมือนจริงด้วยเทคโนโลยี 5G หรือ IoA Robot หุ่นยนต์อัจฉริยะที่ถูกควบคุมจากระยะไกลโดยพนักงานที่ทำงานที่บ้าน เสมือนเป็นตัวแทนของพนักงานหนึ่งคน ที่แม้จะไม่ได้มาทำงานที่ออฟฟิศ แต่ยังสามารถสื่อสารกับคนอื่นภายในออฟฟิศได้สะดวกเช่นเดิม ซึ่งในปัจจุบันมีการใช้งานจริงแล้ว ปัจจัยเหล่านี้จะเป็นเครื่องขับเคลื่อนความสร้างสรรค์ เกิดการสื่อสาร แลกเปลี่ยน และสร้างนวัตกรรมได้มากขึ้น

ด้วยเงื่อนไขและปัจจัยที่เปลี่ยนไปในแต่ละช่วงเวลา รวมถึงการแทรกแซงของเทคโนโลยีและโรคระบาด ย่อมทำให้รูปแบบการทำงานในทุกวันนี้แตกต่างจากในอดีตอย่างสิ้นเชิง องค์กรทุกแห่งจึงต้องเร่งหาวิธีปรับรูปแบบและแนวทางการทำงานให้สอดคล้องกับยุคเปลี่ยนผ่านที่กำลังเกิดขึ้น เพื่อการหาจุดร่วมตรงกลางระหว่างองค์กรและคนทำงานด้วยการออกแบบ Workplace หรือพื้นที่ทำงานที่ไม่ยึดติดกับเวลาและสถานที่ ตลอดจนมีรูปแบบการทำงานที่ผ่อนคลายมากขึ้น และสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานไปในทิศทางเดียวกันอย่างมีประสิทธิภาพตามสมการที่ Toppan ได้คิดมาเป็นอย่างดี ซึ่งจะช่วยพัฒนาและสร้างโอกาสใหม่ๆ ให้กับองค์กร ท่ามกลางการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วและไม่สามารถคาดเดาได้ของโลกยุคปัจจุบัน

新型コロナウイルスにより、否応無しに変化を強いられた私たちの働き方。場所も時間も従来の「固定する」という考え方を見直し、改革に乗り出す時期に突入しています。すでにニューノーマル時代の新しい働き方を試験的に導入している企業もありますが、多くの企業は具体的なアイデアを探している最中なのではないでしょうか。

「オフィスはもう必要ない？」「新しい働き方を実現するためには？」…。今回のオープン・イノベーション・トークでは、トッパンタイランドの坂本貴志マネージャーをゲストにお招きし、企業が今抱える課題についてお伺いしました。

培ってきた印刷技術をもとにデジタルソリューションを提供

ガンタトーン：
トッパンタイランドは2019年４月に設立されましたが、まずはその事業概要を教えていただけますか？

坂本氏：
本日はタイの方に多く参加いただいているので、先に我々の親会社である「凸版印刷」の説明を簡単にさせていただきます。印刷会社として1900年に創業した凸版印刷ですが、現在はその印刷技術をベースに「情報コミュニケーション」「生活・産業」「エレクトロニクス」という３つの事業領域を展開しています。

トッパンタイランドは、そのうちの「情報コミュニケーション」領域における子会社で、体験型の共創サービスの創出・企業価値向上の支援を目的に、リアルなコミュニケーション戦略とIT・IoTのデジタルが融合したソリューションをワンストップで提供しています。主な事業としてはスペースコミュニケーション、インバウンドツーリズム、マーケティングコミュニケーションです。本日のセミナーでは、ニューノーマルな社会に基づいた「個人も企業も進化する新しいワークプレイス」をテーマにお話しさせていただきます。

どうなる？ これからのオフィスと働き方

ガンタトーン：
コロナに関わるさまざまな規制が緩和されてきた今、ワークプレイスを含めて「働き方をどうするか」はどの企業にも共通するテーマですね。

坂本氏：
皆さん、コロナ禍のWFH（Work-From-Home）を経て、出社しなくてもできる仕事と出社しなければできない仕事の区別が改めて明確になったのではないでしょうか。当然「オフィスはもはや不要」と考える人もいると思いますが、その一方でコロナ終息後は以前のようにオフィスに出社する人ももちろんいらっしゃると思います。ただ、オフィスで働く場合でもコロナ以前のスタイルには戻れないと感じている人も少なくないのではないでしょうか。

なぜなら、コロナによってオフィスに出社しないという新しいワークスタイルが一気に加速し、時間や場所といった働く環境の多様性が求められているからです。ポストコロナに向けて、この流れはさらに加速していくと考えています。これからの時代、企業の成長は次世代型の高度産業の導入や、イノベーションを生み出す環境が不可欠です。そのためには従業員の働き方の多様性を認め、イノベーションを生み出す空間として「新しいワークプレイス」が必要だと考えています。

DXに直結！ “新しいワークプレイス” 実現のための３条件

ガンタトーン：
「新しいワークプレイス」を構築するために、具体的には従来のオフィスをどのように整備していけばいいのでしょう？

坂本氏：
キーワードとなるのが、「ABW（Activity Based Working）」です。ABWとは、時間や場所を限定しない多様性のある働き方を尊重し、従業員のパフォーマンスを最大化することを目的とした働き方の概念です。ニューノーマル時代は従業員一人ひとりがもっとも効率的にパフォーマンスを発揮できる環境が必要であり、このABWをワークプレイスの中に取り入れていくことが重要になってくると考えています。そのための必要条件として弊社が挙げているのが、 ①ABWを取り入れた空間・環境づくり ②IT / IoTを取り入れたデジタルツールの活用 ③円滑なコミュニケーション（IoA） です。

①ABWを取り入れた空間・環境づくりは、一人で集中して働くための空間や複数人でアイディア会議やブレストを実施するための空間、大人数でアクティビティを実施する多目的スペース、リフレッシュしながら働ける空間など、多様な働き方の実現とイノベーションを生み出すことを目的としたさまざまな設備やスペースのことです。

②IT／IoTを取り入れたデジタルツールの活用は、従業員やゲストの入退場の管理、会議室やフリーアドレススペースのオンライン予約、照明やエアコンなどいろいろな機能をアプリで一元管理するインテリジェントコントロール、QRコードを活用したキーレスのスマートロッカーなどさまざまな機能を導入すると同時に、そのデータを活用していくという特徴があります。

特にデジタルツールの活用は、従業員の皆さんが本来の作業以外にかかる時間や手間を削減でき、業務効率の向上に繋がります。同時に各作業が可視化されることで、企業側は従業員一人ひとりの働き方やその良し悪しの解析が可能になり、ひいてはさまざまな課題解決・改善へと導くことができます。これを弊社では、ワークプレイスにおけるDX（デジタルトランスフォーメーション）と位置づけています。

IoAでリモート時のコミュニケーション不足を解消！

ガンタトーン：
３つ目の条件である、円滑なコミュニケーション（IoA）についてはいかがでしょう？

坂本氏：
IoA（Internet of Abilities：能力のネットワーク）は、ネットワークを介して人間の意識や能力を拡張することを意味します。

弊社がIoAをもとに考案する未来の働く空間では、例えば「IoA POD™」という作業スペースがあり、5Gの通信技術とバーチャル技術を使って、まるで現実空間でコミュニケーションをしているかのようなデジタル空間を提供します。さらに、この空間には嗅覚を共有する「Aroma Shooter®」を使うことでよりリアルな状況を創り出すことができます。

「IoA 分身ロボット」は、ロボットが社内を歩き回り会議に参加したりオンラインで画面を通して繋がりながらリアルな環境で働くことと同様のコミュニケーションを実現することができます。さらに、自然な太陽光や青空を創り出す「Coelux®」と「Natural Window®」という機能によって、従業員がリフレッシュしたりリラックスしながら働ける環境を生み出すことも可能です。

これらはあくまでも一例ですが、我々は次世代型のワークプレイス実現のためにIoAを活用したコミュニケーションの提供を目指し、研究に取り組んでいます。今回ご紹介した内容が、皆さまが新しいワークプレイスを構築する際の一助になればと思いますし、今後も時代の変化に応じたより良いサービスをご提供していきたいと思います。