ในวันพุธที่ 11 สิงหาคม 2564 ที่ผ่านมา ประเทศไทยได้เป็นเจ้าภาพในการจัด “การประชุมคณะกรรมาธิการร่วมระดับสูงไทย – ญี่ปุ่น ครั้งที่ 5 (HLJC5)” โดยมีกระทรวงและหน่วยงานที่เกี่ยวข้องจากทั้งประเทศไทยและประเทศญี่ปุ่นเข้าร่วม ซึ่งมีวัตถุประสงค์เพื่อหารือเชิงนโยบายในการกำหนดทิศทางความร่วมมือทางเศรษฐกิจระหว่างไทยกับญี่ปุ่น ตามปกติการจัดงานที่ผ่านมานั้น ผู้เข้าร่วมจะเดินทางไปยังประเทศเจ้าภาพเพื่อร่วมประชุม แต่เนื่องจากสถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อโควิด-19 ทำให้การจัดงานในครั้งนี้ ต้องเปลี่ยนรูปแบบเป็นการจัดงานผ่านระบบประชุมทางไกล (ออนไลน์) ครั้งแรก
ในครั้งนี้ ฯพณฯ นายดอน ปรมัตถ์วินัย รองนายกรัฐมนตรีและรัฐมนตรีว่าการกระทรวงการต่างประเทศและ ฯพณฯ นายโมเตกิ โทชิมิสึ รัฐมนตรีว่าการกระทรวงการต่างประเทศ (ประเทศญี่ปุ่น) เป็นประธานร่วมการประชุม โดยมีรัฐมนตรีด้านเศรษฐกิจของทั้งสองฝ่ายเข้าร่วมด้วย ได้แก่ ฯพณฯ นายศักดิ์สยาม ชิดชอบ รัฐมนตรีว่าการกระทรวงการคมนาคม ฯพณฯ นายอเนก เหล่าธรรมทัศน์ รัฐมนตรีว่าการกระทรวงอุดมศึกษา วิทยาศาสตร์และการวิจัยนวัตกรรม ฯพณฯ นายธีระยุทธ วานิชชัง ผู้ช่วยรัฐมนตรีว่าการกระทรวงอุตสาหกรรม ฯพณฯ นายเนวินธุ์ ช่อชัยทิพฐ์ ผู้ช่วยรัฐมนตรีว่าการกระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม ฯพณฯ นายคุมาดะ ฮิโรมิจิ รัฐมนตรีช่วยว่าการกระทรวงกิจการภายในและการสื่อสารญี่ปุ่น ฯพณฯ นายนากาซากะ ยาซูมาสะ รัฐมนตรีช่วยว่าการกระทรวงเศรษฐกิจ การค้า และอุตสาหกรรมญี่ปุ่น ฯพณฯ นายวาตานาเบะ ทาเคยูกิ รัฐมนตรีช่วยว่าการกระทรวงที่ดิน โครงสร้างพื้นฐาน การขนส่งและการท่องเที่ยวญี่ปุ่น และผู้แทนระดับสูงจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกว่า 30 ท่าน
บริษัท mediator ได้รับโอกาสให้เป็นผู้ดำเนินการจัดงานในครั้งนี้ ซึ่งแม้จะเป็นการจัดงานที่ใหญ่ระดับชาติในรูปแบบออนไลน์เป็นครั้งแรก แต่ด้วยการเตรียมงานและวางแผนงานอย่างมืออาชีพ ทำให้งานในครั้งนี้ประสบความสำเร็จเป็นอย่างดี วันนี้เราจะมาเล่าให้ฟังถึงวิธีการทำงานของ mediator ว่ามีการเตรียมงานกันอย่างไรบ้าง
การเตรียมงานอย่างรัดกุม และการฝึกซ้อมคือหัวใจสำคัญ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด
การจัดงาน “การประชุมคณะกรรมาธิการร่วมระดับสูงไทย – ญี่ปุ่น” ได้ถูกจัดขึ้นเป็นครั้งแรกในปี ค.ศ. 2012 และสำหรับการประชุมครั้งที่ 5 นี้ ได้มีการลงนามความตกลงด้านความร่วมมือทางเศรษฐกิจระหว่างหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง จำนวน 4 ฉบับ ได้แก่
ฉบับที่ 1 บันทึกความร่วมมือ (MOC) ด้านไปรษณีย์
ฉบับที่ 2 บันทึกความร่วมมือในสาขาการดูแลสุขภาพ
ฉบับที่ 3 บันทึกความเข้าใจเกี่ยวกับความร่วมมือการวิจัยและพัฒนาเทคโนโลยี
ฉบับที่ 4 บันทึกความร่วมมือเกี่ยวกับความร่วมมือโครงการ Lean IoT Plant Management and Execution (LIPE)
นอกจากนี้ ยังมีการประชุมหารือถึงประเด็นความร่วมมือทางเศรษฐกิจที่หลากหลาย มุ่งเน้นการเสริมสร้างความร่วมมือทางเศรษฐกิจเชิงยุทธศาสตร์ระหว่างญี่ปุ่นและไทยหลังสถานการณ์โควิด-19 จบลง
บทบาทและหน้าที่ของพวกเรา คือ ผู้อยู่เบื้องหลังเพื่อเตรียมความพร้อมและนำพาการประชุมให้บรรลุผลสำเร็จตามที่มุ่งหวังไว้ ไม่ว่าจะเป็นการจัดลำดับพิธีการประชุม จัดเรียงตำแหน่งของผู้เข้าร่วมงาน รวมถึงการจัดทำเอกสารเพื่ออธิบาย Flow ของการประชุมทั้งหมด นอกจากนี้ ตลอด 5 วันของสัปดาห์ก่อนการจัดงาน เราได้นัดหมายผู้เข้าร่วมงานทุกหน่วยงาน เพื่อซักซ้อมและตรวจสอบการเชื่อมต่อระบบประชุมทางไกล สัญญาณภาพและเสียง รวมถึงชี้แจงถึงขั้นตอนการเข้าร่วมประชุมอย่างละเอียด พร้อมทั้งนัดหมายเพื่อซ้อมใหญ่อีกครั้งก่อนวันจัดงานและช่วงเช้าของวันจัดงาน
จัดทำ Layout จอภาพและเรียงลำดับพิธีการแบบออนไลน์ จำนวน 44 ซีน
สิ่งสำคัญในการจัดงานประชุมใหญ่ระดับประเทศ คือ การจัดลำดับพิธีการและลำดับที่นั่งของผู้เข้าร่วมประชุมให้ถูกต้องตามพิธีการทูต หากเป็นการจัดงานแบบออฟไลน์ เราสามารถกำหนดลำดับที่นั่งและปรับเปลี่ยนหน้างานได้ไม่ยากนัก แต่สำหรับการจัดงานแบบออนไลน์นั้น ความท้าทาย คือ เราต้องจัดเตรียม Layout หน้าจอสำหรับทุกซีนและระบุตำแหน่งที่นั่งของผู้เข้าร่วมงานไว้ล่วงหน้า เพื่อเปลี่ยน Layout ให้ถูกต้องและตรงตามซีนที่กำหนดไว้ และจะไม่สามารถปรับเปลี่ยนที่หน้างานได้เหมือนการจัดงานที่ผู้ร่วมงานทุกคนมารวมตัวกันอยู่ในสถานที่เดียวกัน
การเตรียมงานตรงนี้จึงต้องอาศัยการวางแผนงานอย่างรัดกุม และมีการใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วย โดยต้องมีการใช้คอมพิวเตอร์ถึง 40 เครื่อง มาช่วยในการประมวลผลลำดับของพิธีการ และลำดับของผู้เข้าร่วมประชุม โดยลำดับของพิธีการในการประชุมครั้งนี้ มีมากถึง 44 ซีน ต้องอาศัยประสบการณ์ ความชำนาญการ และความแม่นยำเป็นอย่างมาก ในการถ่ายทอดช่วงเวลาประวัติศาสตร์ครั้งนี้ออกมาได้อย่างสมบูรณ์แบบ และมีความผิดพลาดน้อยที่สุด
ด้วยประสบการณ์ที่มีของ mediator คงไม่สามารถทำให้งานนี้สำเร็จลงได้ พาร์ตเนอร์สำคัญของเราคือ PM Center ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการสตูดิโอที่มีส่วนช่วยทำให้การจัดการทั้งภาพและเสียงในวันงาน ดำเนินไปได้อย่างไม่มีที่ติ การได้ร่วมงานและได้แลกเปลี่ยนความรู้กับผู้เชี่ยวชาญทางด้านนี้โดยตรง ถือเป็นประสบการณ์ล้ำค่า ที่พวกเราจะจดจำและนำมาปรับใช้ในอนาคตต่อไป
“การจัดการประชุมออนไลน์ในครั้งนี้ เราเตรียมการเสมือนว่าเรากำลังทำรายการโทรทัศน์แบบถ่ายทอดสด เราจัดหาคอมพิวเตอร์ 1 เครื่องต่อผู้เข้าร่วมประชุม 1 ท่าน (รวมเครื่องสำรองแล้วเป็นจำนวน 40 เครื่อง) เพื่อให้สามารถควบคุมคิวของแต่ละท่านได้อย่างอิสระ และเราแก้ปัญหาเสียงสะท้อนด้วยอุปกรณ์ควบคุมเสียง audio interface และปรับแต่งกันจนวินาทีสุดท้าย” อ้อ-พิมพกานต์ Director | Senior Project Manager ผู้รับผิดชอบโครงการ
จุดแข็งของ mediator คือ การปรับตัวเพื่อพร้อมรับมือในทุกสถานการณ์
ตามกำหนดการเดิมนั้น การประชุมที่มีความสำคัญเช่นนี้ จะต้องถูกจัดขึ้นที่ห้องประชุมที่ใช้ต้อนรับผู้นำระดับประเทศ แต่เนื่องจากสถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อโควิด-19 ทำให้การจัดงาน “การประชุมคณะกรรมาธิการร่วมระดับสูงไทย – ญี่ปุ่น ครั้งที่ 5 (HLJC5)” ถูกปรับเปลี่ยนให้อยู่ในรูปแบบออนไลน์เต็มรูปแบบ
“แม้จะมีการปรับเปลี่ยนรูปแบบการจัดงานเป็นออนไลน์ครั้งแรก แต่การทำงานตั้งแต่ในช่วงการเตรียมการ การซักซ้อม จนมาถึงในวันงานจริง ที่ทางทีมงานได้เข้าไปดูแลหน้างานอย่างใกล้ชิด สิ่งเหล่านี้ทำให้สัมผัสได้ถึงความสามารถในการปรับตัวของทีมงาน และความพร้อมต่อการรับมือกับทุกสถานการณ์ได้เป็นอย่างดี ความกังวลมีแน่นอน ปัญหาและการเปลี่ยนแปลงที่หน้างานก็เกิดขึ้นตามที่คาดการณ์ไว้ แต่สุดท้ายงานก็ได้จบลงไปด้วยดี และยังได้รับคำชื่นชมจากผู้ที่เกี่ยวข้องหลายท่านอีกด้วย สำหรับประสบการณ์ใหม่ในครั้งนี้ ถือเป็นสมบัติอันล้ำค่าที่จะคงอยู่ในความทรงจำของ mediator ตลอดไป พวกเราจะนำเอาประสบการณ์ที่ได้รับไปใช้เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อประเทศชาติในอนาคตอย่างแน่นอน !” อ้อ-พิมพกานต์ Director | Senior Project Manager ผู้รับผิดชอบโครงการ
